Menulis Surat Penawaran Lengkap dengan Contoh Surat Penawaran
Dalam dunia bisnis, surat
penawaran adalah salah satu hal yang teramat penting. Semakin ketatnya
persaingan antar pedagang memang terus memaksa para penjual agar dapat
menawarkan barang – barang dagangannya secara lebih efektif dan lebih gesit.
Menawarkan barang – barang
produksi atau dagangan memang bukan perkara mudah. Ada berbagai hal yang harus
diusahakan untuk itu. Misalnya saja dengan menggunakan surat penawaran. Surat
penawaran ini juga disebut sebagai offerte.
Seorang penjual dapat memberikan surat penawaran karena diminta atau pun tidak diminta oleh calon pembeli. Penawaran yang dibuat karena adanya permintaan penawaran dari calon pembeli dikenal sebagai surat surat penawaran yang diminta. Sedangkan surat penawaran yang diberikan oleh penjual sendiri secara inisiatif disebut surat penawaran tanpa diminta.
Sudah jadi keharusan bagi para penjual untuk selalu aktif menawarkan barang – barang dagangannya, tanpa peduli apakah ada permintaan penawaran atau tidak. Degan demikian, maka barang dagangannya pun dapat lebih dikenal oleh umum.
Isi surat penawaran
Di dalam surat penawaran yang
baik, maka hendaknya memuat beberapa informasi yang penting untuk diketahui
calon pembeli. Informasi penting yang hendaknya dimuat dalam surat penawaran
ini misalnya :
1. Nama
dan macam barang
2. Kualitas
barang
3. Banyaknya
barang
4. Harga
satuan
5. Syarat
penyerahan
6. Syarat
pembayaran
7. Sifat
pembayaran
Cara menyusun surat penawawan
Dalam menyusun surat penawaran,
maka hendaknya ada beberapa pedoman untuk diketahui. Berikut ini adalah pedoman
dalam menyusun surat penawaran.
1. Bila
surat penawaran ini adalah jawaban dari surat permintaan penawaran, maka
hubungkan jawaban dengan menunjukkan tanggal dan nomor surat permintaannya.
2. Berikan
pula keterangan – keterangan yang jelas untuk bahan – bahan yang dimintanya.
3. Kerjakan
surat penawaran ini dengan sesegera mungkin dan dengan cara yang menyenangkan.
Jika dianggap perlu, dapat juga diberikan keterangan – keterangan lain yang
terkait.
4. Jika
mungkin, lampirkan keterangan – keterangan lain yang dapat membantu, seperti
pamflet – pamflet, daftar harga, brosur, prospectus dan lainnya.
5. Akhiri
surat dengan menyampaikan capan terima kasih dan menyatakan penghargaan atas
perhatiannya.
Contoh surat
penawaran sebagai jawaban atas datangnya surat permintaan penawaran
PT JAYA KARTA
Jalan Hayam Wuruk 99
Jakarta Pusat
------------------------------------------------------------------------------
No : 99/YAT/X/2015 21 Oktober 2015
Lampiran : satu
Hal : Penawaran harga sabun
Toko Serba Andalan
Jalan Raya A Yani 90
Surakarta
Dengan hormat,
Memenuhi
permintaan Saudara dengan surat tanggal 20 Oktober 2015 No. 11/P/15, kami beri
tahukan bahwa harga :
Sabun cuci cap
Mawar Rp 205.000,00/ peti
Sabun mandi
cap Mawar Rp 125.000,00/ peti
Setiap peti
berisi 50 batang. Ongkos kirim menjadi tanggunangan kami. Pembayaran segera
setelah barang Saudara terima. Untuk pembelian sekurang – kurangnya 500 batang
setiap macam kami berikan rabat 8 %.
Pada
kesempatan ini kami juga mengirimkan beberapa batang sebagai contoh. Selain
memproduksi sabun, kami juga memproduksi barang – barang lain seperti tercantum
dalam daftar harga yang kami lampirkan pada surat ini.
Kami menugunggu
pesanan Saudara yang akan kami layani dengan sebaik – baiknya.
Hormat
kami,
PT
JAYA KARTA
Ttd
Satria
Badar
Direktur
