Mengenal dan Memahami Penataan Dokumen dengan Sistem Abjad
Dalam administrasi perkantoran, penataan dokumen
merupakan hal penting untuk memperlancar kegiatan. Untuk penataan dokumen ini
dapat dilakukan melalui 6 cara meliputi (1) sistem abjad; (2) sistem nomor; (3)
sistem pokok permasalahan/subjek; (4) sistem wilayah; (5) sistem tanggal/
kronologis; dan (6) sistem campuran. Untuk kali ini, akan dijelaskan mengenai
penataan dokumen dengan sistem abjad.
Penataan Dokumen Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Dalam penataan dokumen dengan sistem abjad penyimpanan arsip dilakukan
dengan
metode penyusunan yang didasarkan pada abjad. Sistem
abjad umumnya
digunakan
untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama
perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.
Nama-nama
yang diambil
berasal dari
nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar). Dalam
sistem abjad, diambil kata tangkap untuk menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu
dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption). Kata
tangkap ini berguna untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen
disimpan.
Kata
tangkap dapat berupa:
·
Nama
orang
·
Nama
perusahaan / organisasi
·
Nama
tempat / daerah
·
Nama
benda / barang
·
Istilah
subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)
Cara Menentukan Ciri / Tanda pada Sistem Abjad
Untuk menentukan ciri / tanda pada sistem abad, dilakukan dengan cara menentukan urutan
unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Untuk
menentukannya, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yakni :
Indeks
Indeks merupakan sarana untuk menemukan kembali dokumen dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui
penunjukan suatu tanda pengenal. Tanpa pengenal tersebut lah yang dapat membedakan satu surat
dengan surat lainnya. Tanda ini bisa diambil dari bagian dari suatu nama yang
dijadikan tanda pengenal surat.
Unit
Unit surat adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki
pengertian sendiri. unit juga merupakan bagian terkecil dari suatu nama.
Sedangkan nama merupakan judul / caption dari surat. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut
unit.
Kode
Kode merupakan suatu tanda atau simbol yang diberikan atau dibubuhkan
pada lembaran
arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.
Koding
Koding merupakan kegiatan untuk memberikan tanda atau
simbol pada arsip. Fungsi dari kode atau simbol adalah untuk menunjukkan isi yang
terkandung di dalam
arsip yang bersangkutan.
Prosedur
untuk mengarsipkan surat dengan sistem abjad, dapat dilakukan dengan cara:
1)
Membaca
surat atau dokumen dengan teliti dan seksama
2)
Memeriksa surat, apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk
disimpan.
3)
Menetapkan
caption atau judul surat
4)
Mengindeks
tanda pengenal sesuai peraturan
5)
Membuat
petunjuk silang
6)
Memberi
kode surat
7)
Menyortir,
dengan cara memilah-milah
atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada
arsip.
8)
Menyusun
menurut susunan abjad.
9)
Menyimpan
arsip, dilakukan dengan cara
menempatkan
arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.
Perlengkapan
yang diperlukan untuk mengarsipkan surat
dengan sistem
abjad adalah:
·
Filling
cabinet : lemari
arsip untuk menempatkan folder dan guide, yang gunanya untuk menyimpan dokumen serta surat-surat kantor. Filling
cabinet umumnya
mempunyai beberapa laci.
·
Folder : tempat untuk menyimpan dokumen
atau menempatkan arsip. Bentuk folder umumnya adalah segi empat, berlipat dua seperti
map tetapi tanpa daun penutup.
·
Guide
(petunjuk) : petunjuk
dan pemisah antara
folder-folder. Bentuk guide berupa
segi empat dan berukuran sama dengan folder. Guide ini umumnya terbuat dari karton tebal.
Contoh
koding dalam sistem abjad :
Ar = Agrohasil, PT ; Arumdanu, CV
As = Astro,
PT
Ba = Bahamas
Trans, PT
