Proses penataan dokumen dalam sebuah instansi baik negeri maupun swasta, merupakan hal yang penting. Dokumen yang tertata rapi dapat memudahkan pengelolaan arsip sehingga dalam menjalankan kegiatan usaha pun dapat lebih lebih efektif dan efisien.
Salah satu cara dalam sistem penataan dokumen yang sering digunakan adalah penataan dokumen dengan sistem nomor.
Penataan Dokumen dengan Sistem Nomor
Dalam penataan dokumen dengan sistem nomor, arsip disimpan dengan berdasarkan urut-urutan nomor dari warkat yang berkaitan. Penataan dokumen dengan sistem nomor masih memiliki beberapa pengembangan, yang meliputi sistem nomor urut, terminal digit filling, middle digit filling, dan duplex numerical filling.
Baca juga : Macam Sistem Penataan Dokumen Kantor
Pengembangan sistem nomor :
a. Sistem nomor urut
Dalam sistem nomor urut, arsip disimpan berdasarkan urutan nomor 1 hingga nomor - nomor berikutnya.
b. Terminal digit filing
Penataan dokumen dengan sistem terminal digit filling, menggunakan cara penyimpanan arsip dengan memperhatikan dua nomor terakhir. Dengan dua nomor terakhir yang sama dihimpun / disimpan pada tempat atau laci yang sama pula. Jadi, dua nomor terakhir yang dijadikan indeksnya.
c. Middle digit filing
Penataan dokumen dengan middle digit filing menggunakan sistem penyimpanan arsip berdasarkan dua nomor di tengah yang sama dari nomor arsip yang ada. Nomor ini dihimpun dan ditempatkan pada tempat atau laci yang sama pula. Dua nomor tengah inilah yang dijadikan indeks nomor.
d. Duplex numerical filling
Dalam duplex numerical filling, sistem penataan berkas yang digunakan yakni dua atau lebih kelompok nomor kode. Pada setiap bagian kelompok dipisahkan dengan garis atau koma, atau titik, atau bisa juga diberi jarak. Sistem duplex digunakan untuk sistem - sistem subjek atau wilayah yang menggunakan pembagian sub - sub divisi pada setiap kelompoknya.
