Menata dokumen secara baik dan benar adalah hal yang penting bagi kelancaran kegiatan suatu instansi atau perusahaan. Karenanya, penting bagi suatu instansi untuk memiliki sistem pengelolaan penataan dokumen kantor yang baik dan benar. Penataan dokumen menggunakan sistem yang baik dan benar akan membuat berbagai pekerjaan dapat dikelola dengan baik sekaligus bisa rampung secara efektif dan efisien.
Ada beberapa pilihan cara yang dapat digunakan untuk penataan dokumen kantor, diantaranya :
1. Sistem Nomor
Penataan dokumen menggunakan sistem nomor menyimpan arsip dengan berdasarkan urut-urutan nomor dari warkat yang berkaitan. Penataan dokumen dengan sistem nomor ini dapat dibagi dalam beberapa bentuk yang dikembangkan, yakni sistem nomor urut, terminal digit filling, middle digit filling, dan duplex numerical filling.
Baca juga : Penataan Dokumen Kantor dengan Sistem Nomor
2. Sistem Subjek / Pokok Soal / Pokok Masalah
Dalam Sistem subjek / pokok soal / pokok masalah / Perihal ini, maka arsip disusun berdasarkan kesamaan subjek atau pokok permasalahan atau perihal yang dimuat dalam tiap - tiap warkat.
Baca juga : Penataan Dokumen Melalui sistem Perihal
3. Sistem Abjad
Cara penyimpanan arsip dengan sistem abjad merupakan sistem penyusunan dengan menurut urut-urutan abjad dari nama orang, badan / perusahaan /organisasi, yang tertera pada warkat.
Baca juga : Penataan Dokumen Melalui Sistem Abjad
4. Sistem Tanggal / Kronologis
Sistem tanggal / kronologis merupakan cara menyimpan arsip yang didasarkan pada urut - urutan tanggal yang tertera di dalam warkat.
Baca juga : Penataan Dokumen Melalui Sistem Tanggal
5. Sistem Wilayah
Dalam sistem penataan dokumen kantor yang menggunakan sistem wilayah, cara penyimpanan arsipnya didasarkan atas pembagian wilayah yang tertera pada asal surat.
Baca juga : Penataan Dokumen melalui sistem geografis / wilayah
Referensi:
Astini, Titin dan Aah Johariah. 2008. Melakukan Prosedur Administrasi SMK (Cetakan Kedua). Bandung : CV. Armico.
