Secara umum, format presentasi terdiri dari 3 bagian utama, yang meliputi bagian pembukaan, bagian, dan bagian penutup. Berikut penjelasannya.
a. Bagian pembukaan
Bagian pembukaan bertujuan untuk mendapatkan perhatian audience, membangun kepercayaan diri, dan mempersiapkan audience. Oleh karena itu, isi dari bagian pembukaan ini harus menarik, sehingga audience tertarik dan siap menerima presentasi. Berikut adalah cara untuk membuat bagian pembukaan presentasi yang baik dan menarik, klik disini
b. Bagian isi
Bagian isi merupakan bagian terpenting dari presentasi, sedangkan bagian pembukaan dan bagian penutup merupakan sarana yang mendukung bagian isi. Pada bagian isi semua latar belakang, pokok pikiran, alasan-alasan, dan kesimpulan dikemukan.
Karenanya, bagian isi harus mempunyai struktur yang jelas, dengan urut-urutan pembahasan yang mudah dipahami, dan berusaha mempertahankan perhatian audience. Struktur isi presentasi yang harus diperhatikan yakni:
1) Penekanan struktur/format
Di dalam presentasi, format/struktur ini relatif sulit diidentifikasi. Untuk melihat struktur/format presentasi audience dapat menggunakan transisi. Transisi yaitu kata-kata atau kalimat-kalimat yang menghubungkan kalimat-kalimat atau bagian-bagian dalam presentasi.
Contohnya, untuk menghubungkan kalimat satu dengan kalimat lain dapat menggunakan kata sambung seperti: karena, oleh karena itu, lebih dari itu, kebalikan, namun demikian, atau akhirnya.
Sedangkan untuk menghubungkan paragraf satu dengan paragraf lain atau menghubungkan pokok pikiran satu dengan pokok pikiran lain dapat menggunakan transisi seperti: sekarang akan dibahas masalah A, pembahasan kita sekarang adalah B, selanjutnya akan dibahas, berikut ini adalah kesimpulan yang dapat diambil.
Dalam presentasi, setiap pergantian kalimat, paragraf, atau pokok pikiran perlu ditekankan hubungan antara satu dengan yang lain. Karena tidak semua audience mempunyai daya ingat yang luar biasa, sehingga tidak semua audience dapat mengulas apa yang telah dipresentasikan pembicara.
2) Urut-urutan bagian isi
Bagian isi harus mempunyai urutan yang jelas dan logis. Karena urutan yang jelas dan logis akan mempermudah audience dalam memahami presentasi.
3) Mempertahankan minat audience
Apabila pada bagian awal pembicara perlu menarik perhatian audience, maka pada bagian isi pembicara harus dapat mempertahankan perhatian audience. Perhatian pada bagian isi sangat penting, karena di sini ide-ide pokok presentasi disampaikan. Sedangkan pada bagian pembukaan, menarik perhatian dimaksudkan untuk “pancingan”, agar audience lebih dahulu tertarik dengan presentasinya.
Baca juga : Faktor yang Mempengaruhi Keberhasilan Presentasi
Berikut ini beberapa patokan untuk digunakan dalam mempertahankan perhatian audience:
a). Menghubungkan topik presentasi dengan kebutuhan audience
Apabila pembicara dapat menghubungkan topik atau pokok pikiran presentasi dengan kebutuhan audience, maka dapat dipastikan bahwa audience akan memperhatikan pembicara.
Karena audience mempunyai suatu kebutuhan tertentu, dan pada saat topik yang berhubungan dengan kebutuhan tersebut dikemukakan, maka mereka memandang akan dapat memenuhi kebutuhan tersebut.
Contohnya, pembicara akan mempresentasikan masalah etika komunikasi di hadapan anak-anak remaja, maka pembicara menghubungkan topik yang dibahasnya dengan hubungan sosial anak-anak remaja.
b). Penggunaan bahasa yang jelas
Penggunaan bahasa yang tidak jelas akan cepat membosankan audience. Demikian juga untuk penggunaan istilah khusus (jargon) yang hanya dipahami oleh kelompok tertentu. Oleh karena itu gunakan bahasa yang mudah dipahami atau yang “familiar”.
c. Bagian penutup
Bila telah sampai di bagian penutup, berarti semua ide pokok yang direncanakan disampaikan telah tersampaikan semua. Bagian penutup ini harus terstruktur, sehingga audience memahami ide pokok yang disampaikan.
Pada bagian ini pembicara juga harus memperhatikan tiga hal berikut ini :
1) Meringkas pokok pikiran
Sebelum presentasi ditutup, pembicara harus mengulang pokok pikiran yang telah dijelaskan pada bagian isi. Maksud pembuatan ringkasan pokok pikiran ini lalu membacanya adalah untuk mengingatkan kembali tentang isi presentasi, sehingga audience memahami secara jelas isi dan maksud presentasi.
2) Menggarisbawahi tahap selanjutnya
Secara umum tujuan presentasi bisnis adalah menginginkan audience untuk melakukan perubahan tertentu, seperti dalam hal sikap, perilaku, tindakan, nilai, dan kepercayaan. Oleh karena itu, pembicara harus menekankan tindakan yang harus dilakukan audience setelah presentasi berakhir. Tindakan yang diinginkan harus cukup jelas, sehingga audience memahami tugas/tindakan yang harus dilakukan dengan tepat.
3) Menutup dengan kesan yang baik
Penutupan presentasi perlu dilakukan dengan baik, sehingga menimbulkan rasa antusias dan meninggalkan kesan yang baik bagi audience. Untuk pesan-pesan yang bersifat informatif, menutup dengan nada positif lebih mudah dilakukan, karena di sini pembicara sifatnya hanya memberikan informasi.
Apabila pembicara menginginkan perubahan atau menginginkan audience melakukan sesuatu, di sini sifatnya sangat lemah. Berbeda dengan pesan yang bersifat persuasif, di sini pembicara lebih menginginkan audience untuk melakukan suatu perubahan atau tindakan.
Sedangkan pesan yang bersifat instruktif, dengan jelas mengharuskan audience melakukan tindakan tertentu. Penutup dengan kesan positif/baik paling sulit dilakukan untuk pesan yang bersifat instruksi ini, karena mengharuskan audience melakukan tindakan tertentu.
Referensi:
Honiarti, Euis. 2004. Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi SMK. Armico : Bandung.
Wursanto, Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Andi Yogyakarta : Yogyakarta.
Haryani, Sri. 2001. Komunikasi Bisnis. UPP AMP YKPN : Yogyakarta
Honiarti, Euis, dkk. 2009. Melakukan Komunikasi Melalui Telepon SMK. Armico : Bandung
